Пам’ятайте про помилку планування і не оцінюйте свої можливості надто оптимістично
Якщо ви коли-небудь не встигали вчасно зібратися чи виконати справу в строк, ймовірно, ви стали жертвою помилки планування. Це одне з найпоширеніших когнітивних спотворень. Ми робимо таку помилку, навіть знаючи, що в минулому подібна справа зайняла більше часу. Усе через те, що надто оптимістично оцінюємо свої можливості та недооцінюємо ймовірність непередбачуваних обставин.
Наприклад, будинок буде побудований вчасно лише в тому випадку, якщо поставки не затримуються, працівники не беруть відгули, а погода ідеальна. Завжди є ймовірність, що щось піде не так. Зазвичай ми забуваємо про це та встановлюємо нереальні терміни. Але якщо пам’ятати про цю помилку мислення, можна уникнути негативних наслідків.
1. Не піддавайтеся бажанню займатися тільки терміновими справами
Відволікання та дрібні невідкладні справи підривають концентрацію майже на пів години, і від цього страждає продуктивність. Тому від здатності розрізняти термінові та важливі завдання значно залежить ваш успіх.
Важливе рідко буває терміновим, а термінове — важливим.
Термінові справи вимагають негайної уваги. Зазвичай це телефонні дзвінки, наради, завдання з дедлайнами. Важливі ж допомагають досягати довгострокових цілей та виконувати серйозні проекти. На жаль, зазвичай ми відкладаємо їх на потім і займаємося терміновими справами. Це дає відчуття продуктивності, але насправді ми не наближаємося до головних цілей.
Обмежте час на виконання неважливих термінових справ, таких як розбір пошти, та зосередьтеся на важливому.
2. Розбивайте великі завдання на маленькі кроки
Чим більше пунктів у вашому проєкті, тим більше шансів, що щось піде не так. Продумайте всі етапи та створіть покроковий план дій. Потім встановіть дедлайни. Виділіть на виконання одного кроку пів години або годину. Якщо завдання занадто велике і години не вистачить, розбийте його на менші частини.
Такі жорсткі терміни змушують шукати найбільш продуктивний спосіб роботи, щоб усе встигнути. Коли завершите, подивіться на свої результати. Напевно є завдання, які неможливо виконати швидше, і навпаки, справи, на які можна ще скоротити час. Подумайте та внесіть необхідні зміни до свого графіку.
3. Використовуйте «помідорний» таймер
Відстежуйте, скільки часу у вас йде на певні завдання. Це допоможе скласти реалістичне уявлення та подолати надмірний оптимізм при плануванні. Для відстеження добре підійде техніка «помідор».
Згідно з нею, потрібно інтенсивно працювати по 20, 30 або 40 хвилин, а потім робити невелику перерву. Інтервали відділяються один від одного таймером. Така техніка допомагає розбити великі складні завдання на виконувані кроки. Почавши один інтервал, ви захочете завершити справу, не відволікаючись ні на що інше.
4. Остерігайтеся тих, хто посягає на ваш час
Оберігайте свій робочий час. Частіше кажіть «ні». Тоді ви зможете зосередитися на власних завданнях та проєктах замість того, щоб тільки реагувати на чужі прохання.
Говорячи «так» іншим, переконайтеся, що при цьому ви не кажете «ні» самому собі. Пауло Коельйо
Не дозволяйте втягувати себе в справи, на які у вас немає часу. Відмовляти важко, але цьому потрібно навчитися заради власної концентрації та душевної рівноваги.
Через помилки планування ми відчуваємо себе перевантаженими. Але якщо вчасно помітити та усунути проблему, вона не так сильно зашкодить вашому успіху. Тому не покладайтеся на суб’єктивне уявлення про те, скільки займе якась справа. Заміряйте і порівнюйте. Згадайте, наскільки ваші плани співпали з реальним станом справ минулого разу:
- Що пройшло вдало, а що не дуже?
- Що можна зробити по-іншому наступного разу?
Відстежуйте свій прогрес і приймайте рішення, спираючись на ці дані.
Якщо у вас є будь-які ілюстрації або побажання щодо зображень, будь ласка, поділіться ними, і я зможу створити відповідні візуальні матеріали для статті.
Leave a Reply